Privacybeleid 

Robinia Family Office Services B.V. (“Robinia”) vindt de bescherming van uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens van groot belang. Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening gegevensbescherming (hierna: “AVG”). Graag informeren wij u over ons privacybeleid.

Robinia houdt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving. Controleer daarom deze webpagina van tijd tot tijd om te zien of er veranderingen zijn opgetreden.

In dit privacybeleid worden de volgende onderwerpen behandeld:

1.  Voor wie geldt dit privacybeleid?;
2.  Categorieën van persoonsgegevens en op welke wijze deze worden verzameld;
3.  Doel van gebruik persoonsgegevens;
4.  Rechtsgrond van verwerking persoonsgegevens;
5.  Worden uw persoonsgegevens gedeeld?;
6.  Termijn van bewaring persoonsgegevens;
7.  De bescherming van uw persoonsgegevens;
8.  Uw rechten als betrokkene;
9.  Cookiebeleid;
10. Contactgegevens.

1. 1. Voor wie geldt dit privacybeleid?
   

Dit privacybeleid geldt voor de volgende personen:

• (potentiële) cliënten;
• bezoekers van onze website;
• ontvangers van e-mails van Robinia; en
• alle andere personen van wie Robinia persoonsgegevens verwerkt.

2. 2. Categorieën van persoonsgegevens en op welke wijze deze worden verzameld

Robinia verwerkt persoonsgegevens. Dat zijn gegevens over geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen en omvatten gegevens die direct of indirect te herleiden zijn naar een persoon. Dit kunnen gegevens zijn die u zelf aan ons heeft verstrekt zoals wanneer u met ons een overeenkomst aangaat, door het bezoeken van onze website en het invullen van contactformulieren of indien u solliciteert naar een baan bij ons. Tevens kan het voorkomen dat Robinia uw persoonsgegevens ontvangt van een derde, indien er gegevens afkomstig zijn uit openbare platformen zoals het handelsregister van de KvK, het Kadaster of uit andere openbare bronnen.
Het betreft onder meer de navolgende gegevens:

• gegevens die nodig zijn ter behandeling van uw zaak door een medewerker van Robinia;
• uw voor- en achternaam, titel, geboortedatum, en contactgegevens zoals uw e-mailadres, postadres en telefoonnummer;
• uw rekeningnummer, BTW-nummer en overige gegevens die u aan ons kenbaar maakt in het kader van de met Robinia gesloten Overeenkomst, dan wel een intern aan u toegewezen nummer zoals een relatienummer;
• gegevens die afkomstig zijn van uw bezoek aan onze website;
• gegevens die op (online) contactformulieren zijn ingevuld, zoals naam en e-mailadres en overige gegevens die u heeft ingevuld die een persoonsgegeven zouden kunnen zijn;
• door het gebruik van cookies verkregen gegevens over uw surfgedrag op onze website;
• het Internet Protocol (IP) adres van de door u gebruikte apparatuur;
• e-mailadres voor het versturen van nieuwsbrieven en mailingen;
• gegevens die wij verkregen hebben via openbare platforms, zoals de Kamer van Koophandel en het Kadaster;
• de hierin opgenomen NAW-gegevens, het KvK-nummer, e-mailadres en telefoonnummer;
• gegevens die u aan ons kenbaar maakt in het kader van een sollicitatie:
  uw voor- en achternaam, geboortedatum, tussenvoegsel, titel, geslacht, nationaliteit, genoten opleidingen, burgerlijke staat en contactgegevens zoals uw e-mailadres, postadres en telefoonnummer en alle overige in uw sollicitatie vermelde persoonsgegevens;
• alle overige op u betrekking hebbende persoonsgegevens die u ons verstrekt of die wij kunnen verkrijgen in verband met (gerechtelijke) procedures of op basis van de grondslagen zoals hierna worden vermeld.

3. 3. Doel van gebruik persoonsgegevens
   

Robinia gebruikt uw persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

• Voor het uitvoeren van de door u aan Robinia verleende opdracht, het declareren van de verleende diensten en al het overige gebruik benodigd om onze diensten te verlenen;
• om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals fiscale verplichtingen en de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme;
• voor het onderhouden van contact met u, zodat u bijvoorbeeld uitgenodigd kunt worden voor bepaalde evenementen en voor tot u gerichte marketingcommunicatie;om het gebruik van de website te kunnen analyseren en verbeteren;
• voor het verrichten van onderzoeken/maken van analyses.

4. 4. Rechtsgrond van verwerking persoonsgegevens

Robinia verwerkt persoonsgegevens op basis van een van de volgende (rechts)gronden:

• op basis van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van diensten;
• het nakomen van wettelijke verplichtingen zoals voornoemd;
• in verband met een gerechtvaardigd belang van Robinia om persoonsgegevens te verwerken. Bij een verwerking op basis van deze grondslag zal aan de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit worden voldaan en zijn diverse beveiligings- en organisatorische maatregelen getroffen ter bescherming van uw gegevens;
• u heeft toestemming verleend om uw persoonsgegevens te verwerken. U heeft het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Dit heeft geen invloed op het gebruik van uw gegevens voor het moment van intrekking van uw toestemming.

5. 5. Worden uw persoonsgegevens gedeeld?

De aan Robinia verbonden personen kunnen uw persoonsgegevens ontvangen. Tevens kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met derden die van belang zijn voor onze dienstverlening, zoals advocaten, (belasting)adviseurs, regelgevingsinstanties en overheidsinstellingen. Daarnaast maakt Robinia gebruik van diverse ICT ondersteunende bedrijven die in opdracht van en op instructie van Robinia werken. Dergelijke bedrijven hebben (of zullen) met Robinia verwerkersovereenkomsten gesloten (sluiten).
Robinia verstrekt uw persoonsgegevens in beginsel niet aan andere derden. Wel kan Robina, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor haar dienstverlening, uw persoonsgegevens doorgeven aan partijen in derde landen, buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld aan buitenlandse toezichthouders. Wanneer Robinia overgaat tot het delen van uw persoonsgegevens aan partijen in een land buiten de EER, zal Robinia controleren of er in dat derde land een adequaat beschermingsniveau wordt gewaarborgd en er op toezien dat een dergelijke doorgifte in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, alvorens u daarover te informeren.
Uitsluitend indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, worden uw persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, andere partijen of personen of autoriteiten.
Doorgifte van uw persoonsgegevens naar derde partijen geschiedt alleen voor de hierboven in het privacybeleid genoemde doeleinden en/of uitsluitend op basis van de reeds vermelde (wettelijke) grondslagen.

6. 6. Termijn van bewaring van persoonsgegevens
   Robinia bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het bereiken van de doeleinden zoals genoemd in dit privacybeleid. 

7. 7. De bescherming van uw persoonsgegevens

Voor de bescherming van uw persoonsgegevens zijn door Robinia de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen. Deze beveiligingen beschermen onder andere tegen verlies, vernietiging, schade en tegen het voorkomen van ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking of bekendmaking van de gegevens. Zo zijn dataverbindingen en fysieke ruimtes beveiligd. Tevens hebben de personen werkzaam bij Robinia verklaringen afgelegd, waarin zij op straffe van een boete geheimhouding betrachten. Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als er aanwijzingen van misbruik zijn, wordt u verzocht contact met ons op te nemen, met gebruikmaking van de onder 10 vermelde contactgegevens.

8. 8. Uw rechten als betrokkene 

Als betrokkene beschikt u over de volgende rechten;

• het recht tot inzage. Dit houdt in dat u een verzoek tot inzage kan doen in de persoonsgegevens die wij van u verzameld hebben;
• het recht op rectificatie van uw gegevens indien deze onjuist zijn;
• het recht op verwijdering van uw gegevens. Het kan zijn dat Robinia hier om juridische en wettelijke redenen niet aan kan voldoen;
• het recht om bezwaar te maken tegen (toekomstige) verwerkingen van uw gegevens of om beperking daarvan, mits er geen juridische en wettelijke grondslagen bestaan die dit beletten;
• het recht om bepaalde door u afgegeven toestemming tot verwerking weer in te trekken;
• het recht op dataportabiliteit/gegevensoverdraagbaarheid. Hierbij kunt u de door u aan Robinia verstrekte gegevens ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Deze gegevens kunt u vervolgens aan een andere verantwoordelijke overdragen;
• het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt uw verzoeken, vragen of klachten richten aan de in 10 genoemde contactgegevens. 

9. 9. Cookie beleid 

De website van Robinia maakt gebruik van de door Google Inc. aangeboden service “Google Analytics”. Deze service analyseert het gebruik van de website door haar bezoekers. Bijvoorbeeld op basis van het aantal bezoeken per pagina, hoelang bezoekers op een pagina verblijven, de landen waaruit deze bezoeken komen en de pagina’s waarnaar wordt doorgeklikt. Wij gebruiken deze service om onze website te kunnen verbeteren. Google Analytics gebruikt cookies om deze analyse uit te voeren. Robinia heeft een (of zal een) bewerkersovereenkomst gesloten (sluiten) met Google. Google gebruikt géén gegevens voor eigen doeleinden. 

10. 10. Contactgegevens 

Robinia verneemt graag uw eventuele vragen of klachten over het privacybeleid. Dat kan per brief, e-mail of telefonisch. 

Per brief
Robinia Family Office Services B.V.
Welnastraat 404 A
1096 GJ AMSTERDAM

Per e-mail
info@rfos.eu

Per telefoon
T: +31 (0)6 53 57 74 14

U kunt eventueel ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag.